Bolinconsult.se

Digitala leverantörsfakturor för alla !

bill — Tue, 01 Jun 2010 19:29:56 +0000

Digitala leverantörsfakturor för alla !

Oavsett antal fakturor, ekonomisystem, bokföringsprogram,
redovisningsmetod, arkivlösning etc. så kan alla få nytta och glädje
av att få sina leverantörsfakturor i digital form. Bolinconsult kan
hjälpa er med allt ifrån fritext-sökbara fakturor på CD-skiva eller på
webserver till tolkade och verifierade bilder tillsammans med
transferfil, innehållande tolkat resultat, anpassat till ert ekonomi-
systems modul för fakturahantering. Vi kan även hjälpa er med val
av lämpligt system för fakturahantering.

Begreppet ”sökbar PDF”

bill — Tue, 01 Jun 2010 18:32:02 +0000

Begreppet ”sökbar PDF”

är en produkt vi har ”putsat” på under det senaste året.

En del av funktionaliteten finns integrerat i Adobe Acrobat, men vi har tagit det hela ett steg längre.
Ingen investering i programvara behövs, då ”motorn” är inbyggd i filerna!

Produktion innebär processing av dokumenten.så att varje dokument får en egen flersidig raster-fil (multipage TIF 6, CCITT grp 4) som är det idag mest standardiserade bitonala bildfil-formatet.

Namnsättning av filerna kan göras som en kombination av kronologi och löpnummer.
De digitala dokumentsidorna tolkas, integreras med en indexmodul och konverteras till genomsökbara PDF-filer innehållande var sitt flersidigt dokument (ex.faktura med följesedlar). Resultatet ger fritextsökning på samtliga dokumentsidor i det definierade lagringsmediat med mycket kort svarstid.

Sammantaget är detta ett mycket kostnadseffekivt sätt att öka tillgängligheten för alla typer av dokument som inte behöver integreras med andra system.

Exempel på användningsområden:

Leverantörsfakturor med bilagor

Servicejournaler

Protokoll

Manualer etc.

Arkivsäkerhet

bill — Sun, 30 May 2010 13:24:57 +0000

När man står inför att arkivera dokument, där informationen under alla omständigheter måste sparas för framtiden, gäller det att vara riktigt säker på att den går att återskapa om 20, 50 eller 100 år. För digital lagring vet ingen med säkerhet hur tillförlitliga våra media är. Vad man vet är att CD/DVD-skivor börjar tappa information redan under produktionsåret. Nedbrytningsprocessen påskyndas av luftföroreningar och uv-strålning. När det lagrade är musik eller film, märker vi det inte så tydligt då våra öron och ögon (hjärnan) kompenserar för förlusterna, men när processen gått för långt, är inte mediat läsbart längre. Om det lagrade istället skulle vara viktig företagsinformation eller sådant som omfattas av arkivplikt, är då risken uppenbar att vi inte skulle märka något förrän den dag vi måste visa upp dokumentationen. Hårddisk-lagring har också sin begränsning vad gäller driftsäkerhet, datavirus etc. Idag finns en metod för att med laserteknik skriva digital information på analogt media, alltså silverfilm på polyesterbas (MIKROFILM). Förvarad på plåstspole i plåtask i ett klimatarkiv, garanteras en hållbarhet på tvåhundra(200) år!

Arkivkostnad

bill — Sun, 30 May 2010 11:52:46 +0000

Ingenting är som regel gratis och arkiv är inget undantag. Vilken arkivmetod som är mest kostnadseffektiv bestäms av mängden dokument i kombination med arkiveringstiden. Om arkiveringstiden är 10 år, spelar det ingen större roll om man arkiverar de fysiska dokumenten eller konverterar dom till MIKROFILM. När arkiveringstiden överstiger tio år, vinner mikrofilmen överlägset. Många väljer idag att endast lagra digitalt, då det är snabbt och enkelt och tar liten plats. Om vi bortser från arkivsäkerheten i mediat och bara tittar på kostnaden så blir det redan där intressant. Tidskriften Computer Sweden hade 2008 en artikel om arkivering där man fann att kostnaden för att långtidslagra en enda A4-sida, om man räknade med omlagring och uppdatering av system och hårdvara, skulle kosta 1,00 SEK per år. Motsvarande siffra för lagring på mikrofilm blev 4 öre (0,04 SEK) ! Sen är det mängden som gör det !!